Zadanie
Klient zamówił wortal informacyjny, który jednocześnie będzie oszczędzał czas pracowników potrzebny, by odpowiadać na liczne, powtarzające się pytania. Wortal musiał też spełniać funkcję skutecznego i szybkiego narzędzia marketingu dla produktu, jakim jest dotacja, oraz promować wśród mieszkańców Lubelszczyzny efekty wdrażania projektów dofinansowanych z UE.
Rozwiązanie
Najpierw skupiliśmy się na funkcjach wortalu oraz grupach docelowych. Poszukując najlepszego rozwiązania, podzieliliśmy wortal na trzy mniejsze strony odpowiadające trzem funkcjom: informacyjnej (dla beneficjentów), marketingowej (dla potencjalnych beneficjentów) i public relations (dla społeczności lokalnych oraz mediów). Dzięki temu uzyskaliśmy trzy niezależne strony, dla których zespół redakcyjny mógł przygotować zindywidualizowaną strukturę treści oraz zawartość.
Na pierwszej stronie pt. "Dla beneficjentów" umieściliśmy wszystkie istotne informacje dotyczące beneficjentów, czyli osób korzystających lub planujących w niedługim czasie skorzystanie z dotacji. Na stronie pt. "Przewodnik RPO" znalazły się podstawowe informacje o Regionalnym Programie Operacyjnym dla Województwa Lubelskego (RPO WL), podane w urozmaiconej formie (infografiki, konfigurator dotacji). Na stronie pt. "Dobre praktyki" umieściliśmy własne artykuły prasowe przypisane do poszczególnych miast powiatowych, wywiady z beneficjentami, sondy oraz inne formy dziennikarskie.
Zespół redagujący treść portalu opracował całą zawartość merytoryczną, dbając o umieszczenie na odpowiednich stronach załączników oraz linków do dokumentów źródłowych, również do tych zamieszczonych na stronach instytucji unijnych. W ten sposób osiągnęliśmy pełną przejrzystość i logikę struktury treści.
Przytowaliśmy też niezbędne narzędzia do łatwego komunikowania się portalu ze wszystkimi grupami docelowymi. Dla beneficjentów unijnych dotacji przygotowano formularz do zadawania pytań, które trafiały do właściwej skrzynki mailowej jednego z kilkudziesięciu ekspertów Klienta. Dodatkowo każde z już obsłużonych pytań mogło być jednym kliknięciem przetworzone przez eksperta na rekord bazy FAQ ("Pytania i odpowiedzi"). Do tej pory (2011) w bazie utworzono ponad 260 pytań i odpowiedzi tą metodą. Z formularza mogli też korzystać potencjalni beneficjenci. Dla mediów i mieszkańców Lubelszczyzny przygotowaliśmy osobną skrzynkę emailową redakcji strony "Dobre praktyki".
Ponieważ ważnym elementem zadania, jakie postawił przed nami Klient, była szybkość rozpowszechniania informacji, postawiliśmy na codzienny newsletter. Gdy tylko redaktorzy wortalu dodadzą informacje do jednego z działów (Aktualności, Nabory wniosków, Zmiany w dokumentach czy Szkolenia), automatycznie tworzy się newsletter, który w godzinach wieczornych jest rozsyłany do subskrybentów. Utworzyliśmy też kanały RSS (Really Simple Syndication) dla tych działów, by osoby zainteresowane szybszą informacją otrzymywały ją niemal w tej samej chwili, kiedy była publikowana w wortalu.
Efekty
Zainteresowanie wortalem utrzymuje się od 3 lat na wysokim poziomie. Użytkownicy chętnie zadają pytania przez przygotowane formularze. Wykonali tę czynność już prawie 1000 razy. Newsletter wortalu otrzymuje ponad 3 tys. subskrybentów.
Wyróżnienia
Dwukrotnie najlepsza strona internetowa w badaniu Ministerstwa Rozwoju Regionalnego wszystkich 103 stron o funduszach unijnych w Polsce (2009, 2010).
Instytut Sobieskiego - pierwsze miejsce wśród witryn szesnastu Regionalnych Programów Operacyjnych (2009).